Działalność nierejestrowana – pułapka podatkowa czy szansa na rozwój?
W sieci można dostrzec znaczną ilość materiałów, poradników, krótkich filmów i artykułów zachęcających do prowadzenia działalności nierejestrowanej. Autorzy przedstawiają działalność nierejestrowaną w samych superlatywach zupełnie pomijając jej wady. Głoszą hasła, które w sposób szczególny skierowane są do nowych przedsiębiorców, takie jak „BRAK ZUS-u”, „BRAK PODATKÓW” i „KSIĘGOWA CIĘ OSZUKUJE”.
Głoszenie powyższych haseł jest jak obiecywanie złotych gór, za którymi niejednokrotnie czai się twarda rzeczywistość. Działalność nierejestrowana ma swoje pułapki, o których łatwo zapomnieć rozpoczynając swój własny, mały biznes.
Czym jest działalność nierejestrowana i jakie są limity dla działalności nierejestrowanej?
Działalność nierejestrowana to drobna działalność zarobkowa, niewymagająca wpisu do CEIDG. Zgodnie z art. 5 ust. 1-2 ustawy Prawo przedsiębiorców nie stanowi ona działalności gospodarczej, aczkolwiek osoba ją wykonująca może złożyć wniosek o wpis do CEIDG.1 Brzmi jak okazja i marzenie dla początkującego przedsiębiorcy, jednak nie brakuje warunków do spełnienia.
Wymogiem prowadzenia działalności nierejestrowanej jest nieosiąganie przez prowadzącego taką działalność miesięcznych przychodów przekraczających 75% minimalnego wynagrodzenia za pracę. Aktualny limit miesięcznych przychodów dla działalności nierejestrowanej w 2025 r. wynosi 3499,50 złotych (w skali roku jest to kwota 41 994 złotych).
Nadchodzą jednak zmiany, gdyż już od 1 stycznia 2026 roku będą miały znaczenie przychody kwartalne o maksymalnej 225% kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę, próg będzie zatem wynosił 10 813,50 złotych.
Przekroczenie obecnego limitu 3499,50 złotych wiąże się z obowiązkową rejestracją w CEIDG w ciągu 7 dni. Bez względu na to, czy przekroczenie było planowane, czy przypadkowe ustawodawca w art. 5 ust. 3 ustawy Prawo przedsiębiorców zastrzegł, że wraz z przekroczeniem limitu działalność nierejestrowana staje się działalnością gospodarczą. Warto przy tym zauważyć, że do przekroczenia progu przychody pochodzące z działalności nierejestrowanej należy kwalifikować jako przychody z innych źródeł, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9 ustawy o PIT, natomiast po przekroczeniu limitu przychody powinny zostać zakwalifikowane jako przody pochodzące ze źródła przychodów w postaci pozarolniczej działalności gospodarczej, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT.2
Na osobach prowadzących działalność nierejestrowaną ciążą także konkretne obowiązki takie jak:
- wystawianie rachunków i faktur na życzenie nabywcy,
- prowadzenie uproszczonej ewidencji sprzedaży,
- rozliczanie dochodów w PIT-36 na koniec roku,
- posiadanie kasy fiskalnej (w niektórych przypadkach),
- przestrzeganie praw konsumenta.
Można mieć zatem wrażenie, że jest to systemowa pułapka, nadal jednak można ją wykorzystać pod kątem rozwoju swojego pomysłu na biznes i pozyskania pierwszych klientów.
Działalność nierejestrowana a ZUS – ukryty problem?
Temat składek ZUS jest przy działalności nierejestrowanej jest często pomijany. Tymczasem dla niektórych kwestia ta może okazać się kluczowa. Obowiązek ubezpieczenia nie dotyczy:
- osób prowadzących sprzedaż towarów np. rękodzieła, a także
- studentów/uczniów do 26 roku życia.
Dla nich działalność nierejestrowana może być naprawdę atrakcyjną formą zarobkowania.
Co jednak z osobami, dla których działalność nierejestrowana jest dodatkową formą pracy obok regularnego zatrudnienia? Co w sytuacji, gdy osoba prowadząca działalność nierejestrowaną wykonuje usługi i nie posiada innego tytułu do ubezpieczenia społecznego?
Obowiązek ubezpieczenia i opłacania składek powstaje, gdy osoba wykonująca usługi w ramach działalności nierejestrowanej nie posiada innego tytułu do ubezpieczenia społecznego (np. umowy o pracę). Wtedy zleceniodawca ma obowiązek zgłoszenia takiej osoby do ubezpieczenia i odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne. Nie ma tu zatem odróżnienia osób prowadzących działalność nierejestrowaną od zwykłych zleceniobiorców z punktu widzenia ZUS-u. Jednak w sytuacji posiadania ubezpieczenia z innego tytułu, zleceniodawca odprowadzi jedynie składkę zdrowotną. W efekcie forma działalności, która miała ułatwiać start na rynku zawiera pułapkę. Składki ZUS są zależne od sytuacji zawodowej osoby prowadzącej działalność nierejestrowaną, co może wpłynąć na atrakcyjność takiej współpracy dla potencjalnych zleceniodawców.
Czy konieczna jest kasa fiskalna?
Mogłoby się wydawać, że skoro dochody nie mogą przekroczyć określonego progu w danym miesiącu to rejestracja transakcji nie będzie konieczna. Co do zasady tak jest, jednak ustawodawca wyodrębnił sprzedaż konkretnych towarów oraz usług, które kasy fiskalnej wymagają niezależnie od poziomu osiąganych dochodów. Rejestracja transakcji na kasie fiskalnej nie będzie konieczna, jeśli obrót ze sprzedaży osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym nie przekroczy w 20 000 złotych rocznie. Ustawodawca określił jednak wyjątki, gdzie kasa fiskalna wymagana jest już od pierwszej transakcji, a dotyczy to sprzedaży określonych towarów lub świadczenia usług z poniższej listy.
Kasa fiskalna jest wymogiem przy sprzedaży:
- Gazu płynnego
- Części do silników i nadwozia samochodowe
- Sprzętu RTV i telekomunikacyjnego
- Perfum i wody toaletowej
oraz przy usługach:
- Taxi
- Naprawy aut i motorowerów
- Doradztwa podatkowego
- Prawnych
- Gastronomicznych (restauracje, bary, nawet sezonowe)
- Fryzjerskich, kosmetycznych, kosmetologicznych
Prowadzenie sprzedaży lub usług w powyższych branżach wiąże się z obowiązkiem posiadania kasy fiskalnej już od pierwszej transakcji – limit 20 000 zł w tym przypadku nie ma zastosowania.
Dla kogo i jakie są korzyści?
W takim razie, dla kogo tak naprawdę jest działalność nierejestrowana i kto może z niej korzystać? Przykłady można znaleźć w wielu branżach na przykład może ona znaleźć zastosowanie przy tworzeniu rękodzieła lub projektów graficznych, udzielaniu korepetycji, czy okazjonalnej sprzedaży przez Internet. Przede wszystkim rozwiązanie to sprawdzi się tym, którzy dopiero wchodzą na rynek, sprawdzają swój plan biznesowy i próbują zbadać branżę. Największą zaletą działalności nierejestrowanej są korzyści finansowe, gdyż osoby prowadzące taką działalność nie płacą składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne ani ubezpieczenia zdrowotne z tytułu działalności gospodarczej. Oznacza to oszczędności często rzędu kilkuset złotych miesięcznie, które w normalnych okolicznościach byłyby obowiązkowe dla zarejestrowanego przedsiębiorcy. Kolejną zaletą jest brak konieczności płacenia miesięcznych lub kwartalnych zaliczek na podatek dochodowy. W przypadku działalności nierejestrowanej rozliczenie następuje dopiero przy składaniu rocznego zeznania podatkowego PIT i dopiero wtedy wylicza się należny do zapłaty podatek. Co więcej, działalność tę obejmuje także podmiotowe zwolnienie z VATu, o którym mowa w art. 113 ust. 1 ustawy o VAT (aktualny limit to 200 tysięcy złotych rocznie, jednak już od 2026 roku ma on być zwiększony do kwoty 240 tysięcy).3
E-commerce – nowoczesna sprzedaż online
Tutaj warto wspomnieć o zmianach w świecie e-commerce, czyli właśnie sprzedaży internetowej. W związku z implementacją unijnej dyrektywy DAC7, stanowiącej o obowiązku gromadzenia i wymianie informacji o sprzedawcach dokonujących transakcji w Internecie na platformach sprzedażowych. Dyrektywa dotyczy również przedsiębiorców, którzy oferują noclegi, usługi transportowe czy wynajem samochodów. Celem tych regulacji jest zacieśnienie współpracy międzynarodowej w zakresie podatków i transparentną wymianę informacji pomiędzy organami podatkowymi krajów UE, a także wychwytywanie nieujawnionej działalności gospodarczej. Oczywiście ma to także służyć ograniczeniu nadużyć w postaci unikania płatności podatków i obejścia przepisów. Administratorzy platform internetowych przekazują corocznie dane do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Jednak okazjonalni sprzedawcy, wystawiający jednorazowo na platformach np. używaną elektronikę czy ubrania, nie muszą się obawiać. Wspomniane raportowanie dotyczy sprzedawców, którzy w ciągu roku przekroczyli 30 transakcji lub ich dochód wyniósł więcej niż 2 tysiące euro. Regularny charakter sprzedaży i cykliczne dochody mogą prowadzić do uznania tych czynności za działalność gospodarczą i skutkować wezwaniem użytkownika do wyjaśnień. Konsekwencją może być m.in. konieczność złożenia korekty deklaracji PIT w przypadku wykazania przekroczenia wskazanych wyżej limitów narzuconych przez dyrektywę DAC7. Należy podkreślić, że dyrektywa nie wprowadza nowego podatku, a jedynie określa pewne limity i nakłada obowiązki informacyjne wyłącznie na operatorów platform.
Kontrole – czy jest ryzyko?
Nowi przedsiębiorcy wchodzący na rynek obawiają się przede wszystkim kontroli przeprowadzanych przez urząd skarbowy. Często padają pytania: „czy skoro nie mam faktycznie zarejestrowanej działalności, to czy w ogóle urzędy mogą mnie kontrolować?”.
Tutaj napotykamy rozbieżności ustawowe, gdyż zgodnie z ustawą Prawo przedsiębiorców osoba prowadząca działalność nierejestrowaną nie jest przedsiębiorcą. Natomiast według przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (VAT) działalność gospodarcza, to wszelka działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Rozbieżności wynikają z tego, że każda ustawa podatkowa zawiera inną definicję działalności gospodarczej, a w niektórych przypadkach okoliczność czy podmiot działalność gospodarczą formalnie zarejestrował jest obojętna dla opodatkowania. Zatem działalność nierejestrowana nie może być kontrolowana na podstawie ustawy prawo przedsiębiorców, ale na podstawie ustawy o VAT czy PIT już tak.
Podsumowanie
Przy działalności nierejestrowanej sprawdza się powiedzenie o dwóch stronach medalu. Z jednej strony oferuje ona realną szansę na start bez obciążeń ZUS i miesięcznych zaliczek podatkowych. Z drugiej strony ukrywa jednak szereg pułapek takich jak restrykcyjne limity przychodów, ryzyko kontroli skarbowych czy nieoczywiste obowiązki związane z ZUS. Niemniej działalność nierejestrowana jest nadal dobrym pomysłem “na start”, aby sprawdzić swój pomysł biznesowy. Wymaga jednak stałej kontroli przychodów i znajomości swoich obowiązków. Dla sprzedających towary, rękodzieła, prowadzących korepetycje czy okazjonalną sprzedaż online to może być dobra droga. Jeśli jednak biznes jest nastawiony na szybki rozwój lub w planach jest świadczenie usług wymagających stałej współpracy – lepiej od razu rozważyć rejestrację działalności. Przed podjęciem decyzji warto skonsultować się z doradcą podatkowym, który szczegółowo wyjaśni wszystkie wątpliwe kwestie.
